書面は手段であり目的ではないというお話

　相手にこちらの意思を伝えるためには(a)～(c)のような(広義の)書面を用います。しかし、これを目的と勘違いするといろいろ問題が発生します。
　(a)共通の台帳などに記入
　(b)伝票送付
　(c)電子メール送信

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　ある工場がありました。本件に関する登場人物は下記の通りです。
　　Aさん：製作管理責任者(所定日に所定数、完成納入させる責任を負う)
　　Bさん：製作担当者(指示通りに製作する)

　この工場で製作していたある製品は、毎日朝から夕方までの間に1式組立完成させて、当日夕方すぐに顧客納入するという形態を採っていました。基本的に毎日製作であり、そもそもこの工場はとても規模が小さいため、この製品製作に関する連絡は「関係者共有の台帳に記入」という方法としていました。

　ある日のことです。その日…たとえば4/1としておきましょう…は「製作停止」でなければならなかったにもかかわらず、製品が1式完成してしまいました。もちろん4/1に顧客は引き取ってくれないため、余剰となってしまった完成品は丸1日工場で場所を占有することになってしまったのです。この事象の直接的な原因は下記(1)～(3)の通りでした。要するに、Aさんの製作停止連絡が遅くてBさんの作業を止められなかったのです。

　(1)「明日4/1は製作停止」ということに3/31夜気付いたAさんは、3/31の夜8時ごろ、台帳の4/1欄に「本日は製作停止」と記入した。
　(2)一方Bさんは、たまたま4/1の朝から夕方まで出張が入っていたため、3/31は夜7時ごろまで残業して4/1分も追加製作しておいた。
　(3)4/1、Aさんも朝から夕方まで出張(Bさんとは別案件)。夕方工場に戻ってきて事象発生(製作停止の失敗)に気付いた。

　今回の事象、Aさんが製作管理責任者ですから、責任元はAさんということになります。「なんで勝手に4/1分を前日3/31に製作しちゃったんだよ！」とAさんは思ったかもしれませんが、もっとまずい点があると考えられます。
　●今まで台帳に連絡事項を記入していたが特に問題は発生せず
　　→台帳記入すれば管理はうまくいく(Bさんはその通りやってくれる)
　　→台帳に記入することが重要

　上記のように、Aさんの中では台帳記入そのものがいつの間にか「目的」になってしまっていたようなのです。この工場におけるAさんの存在目的は「所定日に所定数、完成納入させる」です。台帳記入はAさんの意思命令をBさんに伝えるための「手段」に過ぎません。Aさんがその存在目的すなわち責任を果たすためには、Bさんとの十分な意思疎通(たとえば会話)が必要です。機械的に(一方的に)台帳記入するだけでは上記(1)～(3)のようなすれ違いが発生します。